À quoi sert un journal de caisse ?
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À quoi sert un journal de caisse ?

Toute entreprise a des dépenses et des recettes. Si en plus, vous encaissez les espèces, il vous faudra tenir un “livre de caisse” appelé également “journal de caisse”. Véritable journal de bord des entrées et sorties d’argent de votre caisse dans une journée, ce document comptable offre un suivi et les preuves de vos finances qui serviront à l’administration fiscale pour le calcul de vos impôts. 

Voyons si vous êtes concerné.es et comment vous y prendre pour établir un journal de caisse en bonne et due forme. 

Le journal de caisse : les bases à connaître

Quels paiements sont concernés ?
Selon la règle comptable, le journal de caisse ne doit répertorier que les paiements en espèces, à savoir les ventes payées “au comptant”. En pratique, un journal de caisse contient également les autres moyens de paiement comme ceux effectués par chèque ou carte bancaire. Le plus important est de bien distinguer les paiements en espèces des autres. 

Qui est obligé de tenir un journal de caisse ? 
Si votre activité dégage un chiffre d’affaires inférieur à 500 000€, votre comptabilité est simplifiée et la tenue d’un livre de caisse n’est pas obligatoire en soi. Cependant, le fait d’avoir une caisse vous oblige tout de même à tenir un journal de caisse. En effet, en cas de contrôle de l’administration fiscale, vous devez pouvoir prouver tous vos paiements en espèces. Ces derniers étant plus difficiles à tracer, le fisc est très tatillon et peut en cas de flou ou d’erreur vous infliger une amende et/ou un redressement fiscal. 

Comment tenir un journal de caisse ?
Le principe est de répertorier les entrées et les sorties d’espèces de votre caisse. Par le paiement d’un client en espèces est une entrée de caisse, un rendu de monnaie est une sortie de caisse. 

Vous pouvez opter pour un format papier ou logiciel. Attention, veillez à choisir un format qui ne permet pas les modifications, cela est requis par l’administration fiscale. Le droit à l’erreur est cependant toléré, mais toute modification postérieure est à signaler et se doit d’être claire et cohérente.

  1. Remplissez l’en-tête avec : le nom de votre société et la période de saisie
  2. Indiquez l’état du solde à l’ouverture de caisse
  3. Reportez chaque transaction (entrées et sorties) dans l’ordre chronologique accompagnée de :
  • La date
  • Un numéro
  • Une courte description
  • Un montant et une devise (HT et TTC)
  • Le montant de la TVA
  • Le solde
Le journal de caisse doit être positif en début et fin de journée. En cas de décalage, il est impératif de faire le correctif pour être en règle avec le fisc.

Quel format choisir pour son journal de caisse ?

Le livre papier
Ce format classique et un tantinet désuet est toujours en circulation. Encombrant et pas très écolo, il est cependant de moins en moins utilisé, notamment face aux alternatives électroniques qui évitent les erreurs de calcul. 

Un tableur Excel
Plus simple pour reporter vos transactions, le fichier Excel permet de faire des calculs et de se rendre compte plus facilement d’éventuelles erreurs. Attention, le fisc n’accepte pas toujours ce format. Pour éviter les mauvaises surprises, imprimez la page comptabilisant les transactions sur la période mentionnée en en-tête. Cette solution est idéale pour les toutes petites structures. 

Un outil en ligne
Idéal pour les structures ayant un petit budget à consacrer à leur comptabilité et qui sont contraintes de tenir un livre de caisse. De nombreux outils intuitifs et bons marchés existent

Un logiciel de finance 
Adaptées aux grosses structures qui ont des mouvements de caisse conséquents, cette solution payante est la plus fiable, mais aussi la plus coûteuse.

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