Vad är en faktura och varför är den viktig för ditt företag?
Hem » Tips & Guider » Vad är en faktura och varför är den viktig för ditt företag?

Vad är en faktura och varför är den viktig för ditt företag?

En faktura är kanske det viktigaste dokumentet som du kan skapa på ditt företag. Vi lär dig vad en faktura är, varför den är så viktig och vilka tre saker du måste tänka på när du bestämmer fakturornas layout.

Vad är en faktura?

En faktura är ett kommersiellt dokument som lämnas till en köpare av en säljare. Den redovisar totalbeloppet för levererade varor eller tjänster. Kort sagt så är fakturan det som företaget skickar till kunden för att kunna få betalt. På fakturan står vilka produkter och tjänster som säljaren tillhandahållit, liksom betalningsvillkor och annan information som är relevant för köparen. För många företag utgör fakturan också köparens kvitto.

Varför är fakturan viktig?

Förutom att den hjälper dig att få betalt representerar den också ditt företag och vad det står för. Fakturan för konsulttjänster (eller andra eventuella tjänster som du utför) är visserligen bara ett formulär – vare sig det är ett fysiskt dokument eller ett som genereras online. Men faktum är att fakturan är ett dokument som dina kunder ser många gånger. Fakturan är ditt varumärke och din image. Den berättar om ditt företag – var du finns, vilka tjänster du tillhandahåller och hur företaget ser ut. Fakturan kan förmedla att du är stolt över det du gör ända fram tills dess att räkningen skickas för det utförda arbetet.

Så utformar du en faktura

Hur ser en riktigt bra faktura ut? Det är främst tre saker du behöver tänka på i layouten: presentation, innehåll och budskap.

1. Presentation

Din faktura ska se likadan ut vare sig den postas eller skickas elektroniskt. Den ska återspegla allt som är bra med ditt företag. Så hur ser du till att den ser proffsig ut?

  • Ha en riktigt bra logotyp. Förhoppningsvis är din logotyp redan professionell och unik. Om den inte är det bör du fundera på att göra om den. Du kan till exempel använda dig av en onlinetjänst om du vill prova själv, eller söka upp en frilansande grafisk designer. Logotypen ska vara densamma som på ditt kontorsmaterial och din webbplats. Den ska vara tydlig och skarp.
  • Istället för logotypen, eller som ett komplement till den, kan du lägga till en snygg grafik. Vissa kunder skickar fakturor som ser trevliga ut där man inkluderar företagets produkter eller en bild på personalen. Vissa leverantörer skickar fakturor med en vacker solnedgång eller en stadsvy från företagets hemort. Det finns även de som till och med bytt ut fotona mot en seriefigur eller en professionell teckning. Läcker grafik väcker uppmärksamhet och intresse!
  • I bästa fall ska din faktura rymmas på en sida. Men häng inte upp dig på den detaljen. Det viktiga är att teckensnittet är så stort att alla – även äldre – kan se all information utan läsglasögon. Och om det behövs en sida till för att kunna fixa det så är det ingen katastrof.
  • Din faktura bör helst vara i svartvitt. . Visst kan logotypen eller grafiken vara i färg. Men se till att övriga delar är tydliga och lättlästa. För många färger skapar oreda och tar fokus från fakturans huvudsakliga syfte – som ju är att påminna kunden om att det är dags att betala.

2. Innehåll

Det främsta syftet med att skicka en faktura är som sagt att berätta för kunden att de är skyldiga dig en betalning för en produkt eller en tjänst som du levererat. Du måste därför se till att din faktura innehåller all information som kunden behöver för att kunna göra det så snabbt som möjligt. Vilken information måste finnas med?

  • Kundadress: Ange både namn och adress för personen som ska ha fakturan. Det är den personen som du behöver prata med om det uppstår några problem.
  • Platsen där tjänsten levererades: Ibland utförs arbete på olika platser och då är det viktigt att ange det.
  • Din säljare: Detta kan vara efternamnet eller initialerna på den person som ansvarat för affären. Det är viktigt att följa upp deras försäljning med tanke på provision och liknande, men även för att kunna se vem som ansvarar för fakturan internt.
  • Fakturanummer: Varje faktura måste ha ett särskilt tilldelat och unikt kontrollnummer i redovisningssyfte. Olika företag har olika sätt att utfärda fakturanummer och det finns ingen universalmetod. Kanske vill du kombinera ett nummer med ett datum eller bara ha en pågående logg med nummer i tur och ordning.
  • Datum: Detta är det datum då fakturan skapades – och förhoppningsvis skickades. Det är här som klockan för betalning börjar ticka.
  • Betalningsvillkor: 30 dagar netto (betalning inom 30 dagar) är det vanligaste. Men du kan till exempel ha ett alternativ med 2 % rabatt vid betalning 10 dagar netto, det vill säga om du får betalningen inom tio dagar. Många använder sig av sådana metoder för att snabba upp kassaflödet.
  • Servicedatum: Detta är det datum då tjänsten levererades. Det är viktigt för köparens ekonomiavdelning så att de kan identifiera vad som ska betalas. Om en tjänst till exempel utfördes i mars men du inte fakturerade förrän i april (så kan det ju bli ibland …) så kanske kunden vill registrera den skulden i slutet av mars i bokföringssyfte.
  • Beskrivning av produkten eller tjänsten: Här kan du verkligen passa på! Inkludera en detaljerad beskrivning av allt som levererats. Som säljande företag måste du se till att du använder formuleringar som överensstämmer med köparens inköpsorder och ditt företags offert/erbjudande. Din beskrivning bör vara så pass detaljerad att kunden inte behöver ifrågasätta alla de jättebra saker som ditt företag gör.
  • Pris eller avgift: Det här beloppet ska alltid stämma överens med köparens inköpsorder och ditt företags offert/förslag. Annars är det bäddat för trubbel!
  • Fakturans nettobelopp: Bli inte för glad nu: det här är vad du har utestående innan skatterna tas med i beräkningen.
  • Skattepåslag: Det här är i allmänhet momssatsen som läggs på beställningen. Det finns olika momssatser för olika varor och tjänster så ta noga reda på vad som gäller för dig så att allt blir rätt.
  • Totalt fakturabelopp: En summering av det totala beloppet som ska betalas. Det här är antagligen din favoritsiffra i hela dokumentet.

Visst är det mycket information som ska rymmas. Men en rätt utformad faktura kan göra att du faktiskt får in betalningen i rätt tid utan en massa krångel. Tro mig – att jaga betalningar är verkligen inte roligt.

3. Budskap

Många tror att en faktura bara handlar om att ta betalt, och det är såklart huvudsyftet. Men den kan också vara ett fantastiskt bra verktyg för marknadsföring! Nuförtiden kommer det ju så många mejl och meddelanden att våra inkorgar svämmar över. Och fakturan är det dokument som du skickar till dina kunder som alltid blir läst. Så varför inte ta tillvara på den möjligheten och lägga till ett budskap på den?

För att kunna göra det behöver du kunna anpassa fakturan så att du kan ha en kort kommentar längst ned. Du kanske kan bjuda in kunden till din monter på nästa branschmässa. Eller så kan du erbjuda en tilläggstjänst. Du kan berätta om en speciell rabatt du erbjuder på någonting annat. Eller bara säga tack för beställningen eller någon annan personlig hälsning som får kunden att känna sig lite mer speciell – det fungerar faktiskt. Och om du tittar efter kommer du se att många framgångsrika företag redan gör så här.

Den goda nyheten om din faktura är att du inte måste skapa allt det här från grunden. Det finns jättebra mallar – som den här kostnadsfria fakturamallen från Zettle – som du kan använda för att skapa och skicka fakturor online till dina kunder för att få betalt snabbt. Din faktura är ett extremt viktigt dokument. Slarva inte med den. Ta den på allvar. Se till att den ser så bra ut som möjligt. Det kan löna sig i det långa loppet att satsa resurser och lägga lite extra tid på fakturorna.